スプレッドシート照合の自動化を依頼する方法と費用の目安

この記事で分かること

• スプレッドシートやCSVの突き合わせ（データ照合）を自動化するメリット
• 外部へ依頼する前に決めておくべき準備事項
• 依頼した場合の費用の目安（固定価格パッケージの例）

「2つの表を見比べる作業」に、こんな負担はありませんか

会計ソフトのデータと銀行明細を、毎月ひとつずつ突き合わせている。受講生リストと申込リストなど、2つの表を並べて手作業で差分を探している。見積書と請求書を見比べ、金額のズレを毎回目視で確認している。日々の業務のなかで、このような作業に負担を感じてはいないでしょうか。

取り扱う件数が少ないうちは、手作業でも対応できるかもしれません。しかし、件数が増えるほど見落としのリスクは高まります。また、担当者によってチェックの精度に差が出やすい点も課題です。担当者が交代するたびに、引き継ぎの手間や時間もかかります。

作業そのものを毎月外部へ委託し続ける方法もあります。しかし、定期的に発生する業務であれば、自動で動く仕組みを作るほうが効果的です。長い目で見ても、業務の安定化につながります。

自動化で何が変わるか

データ照合の自動化とは、決めた基準に沿ってデータを突き合わせ、差分だけを自動で抽出する仕組みを作ることです。

ここでいう照合の基準となる項目を「キー」と呼びます。具体的には、氏名や伝票番号、「取引日と金額の組み合わせ」などが該当します。何をキーにし、どこまで一致していれば同じデータとみなすかは、着手前に業務ルールに合わせて決定します。

この仕組みを導入すると、ボタン操作などで「確認が必要な行」だけが手元に残ります。全件を目視する作業から、差分が出たデータだけを判断する作業へと変わります。その結果、担当者の作業負担を大幅に軽減できます。

ここで重要なのは、どちらのデータが正しいかという最終判断まで機械に任せるわけではない点です。機械が担うのはあくまで差分の抽出です。最終的な確認や判断は、引き続き人が担当します。

こんな作業が対象になります

• 会計ソフトの出力と銀行明細の、毎月の突き合わせ
• 2つの名簿（受講生リストと申込リストなど）の差分チェック
• 見積書と請求書を並べて、金額のズレを確認する作業

いずれも、スプレッドシートやExcelなどの表計算ソフト上で完結する作業であれば対象になります。

なお、基幹システム（業務の中核となる社内システム）から直接データを取り出す開発は対象外です。事前にシステムからCSVファイルやスプレッドシートへ出力できる状態をご用意いただく必要があります。

依頼する場合の進め方・準備するもの

依頼から納品までは、一般的に次の4ステップで進みます。

1. 相談 — 対象の作業内容を確認し、パッケージの範囲に収まるかを判断します。
2. 範囲確定 — 何をキーに照合するかを決め、対応する範囲と対応しない範囲を書面で定めてから着手します。
3. 実装 — 作業の途中で一度試作品を確認いただき、要望とずれていないかをすり合わせます。
4. 納品 — 操作手順書とあわせて引き渡します。納品後14日間は不具合の修正に対応します。

打ち合わせの費用は別途発生せず、パッケージの作業時間に含まれます。

事前に準備しておきたいものは、対象データのサンプルや現状の照合ルールです。具体的には、何をキーにし、どこまでを一致とみなすかを整理しておきます。加えて、検証に使える環境や、必要なアカウント権限もご用意いただきます。これらが揃わない場合は、納期と金額を改めてお見積もりすることになります。

なお、外部サービスの利用料や納品後の仕様変更、月額の保守・運用代行は、標準パッケージに含まれません。納品後も継続的なサポートをご希望の場合は、月額の伴走コンサルティングとして別途ご相談いただく形になります。

費用の考え方

squareAIでは、単発で納品が完了する業務について、対応範囲と作業時間をあらかじめ定めた固定価格パッケージを提供しています。データ照合の自動化は「データ照合パック」に該当し、標準構成の例は次のとおりです。

上記の価格は標準構成の例であり、対象範囲によって変動します。ただし、範囲を確定したあとに、予期せぬ追加料金が発生することはありません。作業時間がパック時間を超えた場合でも追加料金はなく、その代わり着手前の打ち合わせで「どこまでやるか」を明確に取り決めます。

また、操作手順を解説する動画マニュアルの追加（+50,000円）といったオプションも用意しています。プログラムの設計図にあたるソースコードの納品や、利用条件の明文化（+50,000円）にも対応可能です。

なぜ固定価格なのか

見積もりのやり取りに時間がかかると、その調整自体が余計なコストになってしまいます。対応範囲と作業時間をあらかじめ固定することで、着手までの期間を短縮するのが固定価格の考え方です。

お支払いは着手時に30%、納品後に70%を原則としています。支払い期日は納品日から起算して設定します。もし3つのパッケージに当てはまらない場合でも、個別に見積もりを作成して柔軟に対応しています。

向いている依頼・向いていない依頼

向いているケース

• 毎月、会計ソフトの出力と銀行明細を目視で突き合わせている
• 2つのスプレッドシートを並べ、差分を手作業で洗い出している
• 照合作業を外注し続けるより、毎月自動で動く仕組みにしてしまいたい

この形では受けていないこと

• 照合作業そのものを毎月引き受けること。提供するのは貴社の担当者が自ら運用できる仕組みです
• どちらが正しいかの最終判断まで機械に任せること。差分を抽出するところまでが範囲であり、判断は貴社で行っていただきます

近い規模感の事例として、人材マッチング事業を営む企業の実績があります。ここでは複数シートやPDFの突合、振込先の確認を自動化し、最終承認だけを人が行う体制へ移行しました。また、複数の事業を運営する企業グループでは、事業ごとに分かれていた帳簿の突き合わせを、ひとつの基盤に集約した例もあります。

どちらの事例も、全件を目視で確認する作業から、差分が出たものだけを確認する体制へと移行しています。これにより、担当者の負担を大きく軽減した点が共通しています。

まとめ

データ照合や突き合わせの自動化は、最終的な判断を人に残しつつ、見比べる手間だけを機械に任せる仕組みです。確認するデータの件数が増えて見落としが心配になってきたら、まずは実際の作業内容をもとに相談してみることをおすすめします。

3つのパッケージの料金表と、業種別の匿名事例をまとめた資料を用意しています。サービス資料のご請求はこちら